Unternehmen nutzen Enterprise Content Management – kurz ECM –, um bei sich im Betrieb alltägliche Arbeitsabläufe der Mitarbeiter effizienter und einfacher zu gestalten. Damit senken die Unternehmen sowohl Kosten als auch ihre Unternehmensrisiken.
Der Begriff «ECM» hat sich auch im deutschsprachigen Raum durchgesetzt, weswegen es keine direkte Übersetzung dafür gibt. Enterprise Content Management umfasst diverse Methoden und Systeme, um analoge und digitale Informationen zusammenzufassen – deshalb der Begriff “Content Management”.
In diesem Blogpost erklären wir kurz und bündig, was ein ECM kann, was die Vorteile eines ECM für Unternehmen sein können, sowie einige Beispiele, wo ECM bereits gewinnbringend eingesetzt wird.
Ein ECM-System hat die Aufgabe, den Informationsfluss in einem Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren.
Dazu kommuniziert es mit allen angehängten Systemen in einem Betrieb – wie beispielsweise SAP oder Outlook – und koordiniert Arbeitsabläufe in allen Fachabteilungen eines Unternehmens.
Damit wird das System seinem Namen «Enterprise Content Management» gerecht und waltet sozusagen als das elektronische Herz einer Unternehmung.
ECM-Experten würden jetzt behaupten, dass diese Beschreibung etwas kurz greift. Für überzeugte Anwender steht ECM eher für ein umfassendes, intelligentes Informationsmanagement. Denn ECM ist mehr als die reine digitale Archivierung von Dokumenten: So kann mit einem ECM-System “live” an Dokumenten gearbeitet werden. Alle Teilnehmer eines Projekts erhalten somit die aktuellen Informationen zur gleichen Zeit: Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse.
Elektronische Dokumente können zudem einfacher indexiert und durchsucht werden. So finden Mitarbeiter wie auch Kunden schneller wichtige Informationen, ohne lange in Katalogen suchen zu müssen.
Des weiteren bietet ein ECM-System die Möglichkeit, Dokumente, Daten und Informationen (=Content) aller Art zu finden, sie mit Workflows zu verknüpfen, sich über Collaboration-Tools auszutauschen oder mit Analysetools auszuwerten.
Mitarbeiter können somit digital Dokumente Erstellen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren – und sie sogar digital signieren.
Ein grosses Plus eines ECM-Systems ist auch, dass Anwender auch ausserhalb der Büroräumlichkeiten Zugriff auf alle notwendigen Daten haben. In Zeiten von Home Office und “Remote Work” bleiben die Dokumente für alle Stakeholder verfügbar, gleichzeitig sind Sicherheit und Compliance stets gewahrt. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen, und auch kann jederzeit festgestellt werden, wer, wann ein Dokument verändert hat.
ECM-Lösungen werden oft auf die Unternehmen massgeschneidert, in denen sie zum Einsatz kommen. Dabei wird zuerst eine Strategie festgelegt, wie mit dem Content bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren wird. Betriebe haben hier oft eigene Vorgaben, die – teilweise auch gesetzlich vorgegeben – eingehalten werden müssen.
Mit Content (englisch für “Inhalt”) sind hier alle analogen oder digitalen Inhalte gemeint, mit denen ein Betrieb arbeitet. Hier wird unterschieden zwischen strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Inhalten.
Strukturierte Inhalte sind zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Offerten oder Personalakten. Zu schwach strukturierten Inhalten zählen E-Mails, weitere schriftliche Korrespondenz und Artikel wie Blogposts oder Webseiten-Inhalte. Aber auch unstrukturierte Inhalte wie Notizen aus einem Meeting oder Gesprächsprotokolle können fürs Geschäft relevant sein.
ECM vereinen diese unterschiedlichen Inhalte und machen sie einfach speicher- und suchbar. Und da bei jedem Unternehmen Art und Fluss der Daten unterschiedlich sind, wird auch eine ECM-Lösung oft individuell erarbeitet.
Der Nutzen eines ECM erstreckt sich von den Anwendern selbst bis hin zu den Kunden und Geschäftspartnern und sogar zur firmeninternen IT. Das ganze Unternehmen profitiert von den Vorteilen, bisher papiergebundene Prozesse zu digitalisieren. Mit dieser Digitalisierung wird die Arbeit für jeden Unternehmensteil vereinfacht.
Denn jedes Unternehmen legt ein Auge auf die drei Faktoren Zeit, Kosten und Sicherheit. Und genau bei diesen drei Faktoren setzt ein ECM an:
⏳ Zeit
Automatisierte Abläufe sparen viel Zeit ein. Lange Suchen nach Dokumenten gehören der Vergangenheit an.
💰 Kosten
Kosten werden auf vielen Ebenen reduziert: Ressourcen sind optimal genutzt, Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit fokussieren.
🔐 Sicherheit
Digitale Daten können verschlüsselt und spezifisch geteilt werden. Prozesse sind auch sicherer und verlässlicher als auf Papier.
Führende Unternehmen investieren aus guten Gründen in ein fortschrittliches ECM. Der Mehrwert für Betriebe, die mit einem solchen System arbeiten, wiegt dabei die Anschaffungskosten eines ECM mehrmals auf.
Denn die Vorteile, die durch das effiziente Bearbeiten von Dokumenten und Abläufen entstehen, strahlen über das eigene Unternehmen heraus: Auch Kunden und Partner profitieren von den Optimierungen.
Für die Anwender selbst bedeutet ein solides ECM, dass Vorgänge mit einer Zeitersparnis von bis zu 90% bearbeitet werden können Des weiteren ist dabei jederzeit für alle transparent sichtbar, wo welche Informationen hinterlegt sind.
Kunden und Geschäftspartner werden vor allem bemerken, dass sie von einem Betrieb mit ECM schnelle und fundierte Reaktionen auf ihre Anfragen erhalten. Schliesslich haben die Key Account Manager alle relevanten Informationen jederzeit zugänglich. Der Kundenservice wird als besser wahrgenommen, was den Ausschlag zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit geben kann.
Durch ein modernes Dokumentenmanagement digitalisieren Anwender von ECM die Papier- und Aktenbestände in ihren Betrieben, verringern die E-Mail Flut, arbeiten revisionssicher und transparenter als jemals zuvor. Dank dieser Zeitersparnisse können sich die Mitarbeiter wieder vermehrt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Dies kann unter Umständen einen enormen Wettbewerbsvorteil bedeuten.
Hier unsere Top 7:
Hier sind einige Beispiele, wo ECM Sinn macht: Von KMUs bis hin zu Grosskonzernen. Das Ziel ist dabei stets das selbe: Abläufe vereinfachen, Transparenz schaffen und damit Geld einsparen.
Rechnungen sind der Lebensstrom der Unternehmen: Egal, ob man ausgestellte Rechnungen auf ihren Zahlungsstatus prüfen will oder in Rechnung gestellte Leistungen von Lieferanten hat: Die Zeit läuft!
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten nimmt dieser Prozess oft mehrere Tage in Anspruch – mit entsprechenden Konsequenzen. Ist die Rechnungsverarbeitung nicht transparent, können auch erhöhte Kosten anfallen: Skonti werden verschenkt, allenfalls fallen Mahnkosten an.
Der Vorteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung:
Die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung steht für hohe Prozessqualität, Transparenz, Schnelligkeit und Auskunftsfähigkeit.
Kanzleien arbeiten oft mit sensiblen Daten. Deshalb ist es wichtig, dass nur berechtigte Personen Zugriff zu diesen Akten haben. Ein Aufgabenbereich, der wie geschaffen ist für ein eDossier oder ein ECM.
Der Vorteil eines eDossiers für Kanzleien:
Da bei Kanzleien Zugriff auf und Verarbeitung von Akten essenziell sind, löst ein ECM gleich mehrere Probleme und schafft neben erhöhter Datensicherheit auch eine Beschleunigung der Prozesse.
Ein Enterprise Content Management unterstützt die Mitarbeiter in einem Unternehmen, Routineaufgaben schneller und einfacher durchzuführen. Kann ein Betrieb durch die Optimierung dieser Prozesse Zeit und Kosten sparen, lohnt sich die Implementierung eines ECM auf jeden Fall.
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CBO
Frank Buchli ist CBO der Löwenfels Partner AG. Als Chief Business Officer ist er für das operative Geschäft der Löwenfels verantwortlich und leitet den Verkauf und das Marketing.
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