Sozialversicherungen Appenzell Ausserrhoden
Migration Archiv vom bestehenden On-Premises-System in das easyArchiv – ebenfalls On-Premises betrieben.
Die Sozialversicherungen Appenzell Ausserrhoden wechselten mit ihrer Sozialversicherungslösung in die neue Standardlösung AKIS. Damit verbunden wurde das bestehende On-Premises-Archiv ELAR in ein neues Easy-Archiv On-Premises migriert.
Im Zusammenhang mit der Migration wurden viele Dokumente ins Langzeitarchiv-Format PDF/A konvertiert.
Zahlen und Fakten zum Projekt
Kundenbedürfnisse
Alle Daten der bisherigen On-Premises-Umgebung müssen vollständig ins easyArchiv überführt werden und nahtlos abrufbar sein.
Die Kernapplikation soll über einen Link direkt auf das neue Archiv verweisen, sodass die relevanten Daten wie gewohnt angezeigt werden.
Im Rahmen der Migration werden zudem alle Anhänge vom TIFF-Format ins PDF/A-Format konvertiert, um die Anforderungen an die Langzeitarchivierung zu erfüllen.
Definierte Ziele
- Bereitstellung des neuen Archivsystems «Easy» On-Premises (umfasst Installation, Konfiguration, Datenschnittstelle an AKIS-System)
- Bereitstellung eines (temporärem) sFTP-Zugangs auf dem neuen Archivsystem «Easy»
- Konvertierung der angelieferten Dokumente vom TIFF-Format zu PDF-A
- Import der umgewandelten Dokumente ins neue Archivsystem «Easy»
- Bereitstellung eines Systems zur Qualitätssicherung, um die Vollständigkeit und Korrektheit der migrierten Dokumente sicherzustellen
Mit der neuen Sozialversicherungslösung soll speditiv gearbeitet werden können. Zudem soll die neue Lösung einfach verständlich sein, damit die MitarbeiterInnen ohne grossen Schulungsaufwand und ohne Unterbruch damit weiterarbeiten können.
Wichtig dabei ist, dass der uneingeschränkte Zugriff auf alle Daten jederzeit sichergestellt ist.
«Wir hatten vom ersten Kontakt mit Löwenfels ein gutes Gefühl, eine kompetente Partnerin für unsere künftige Dokumentenarchivierung gewonnen zu haben. Ihre Lösung überzeugte uns insbesondere durch die hohe Sicherheit, den heutigen Dokumentenstandard sowie die rasche Anzeige der Dokumente in der täglichen Arbeit. Die Dokumentenmigration wickelte Löwenfels sehr effizient und in hoher Qualität ab – dabei nehmen wir Löwenfels stets als sehr partnerschaftlich wahr.»
Vorgehen zur Zielerreichung
Löwenfels setzte auf eine strukturierte und agile Vorgehensweise, um den hohen Anforderungen der SOVAR gerecht zu werden. Dazu zählten:
- Voranalyse und detaillierte Projektplanung: Eine umfassende Analyse der bestehenden Systemlandschaft bildete die Grundlage für die nahtlose Migration.
- Wöchentliche Abgleich-Meetings: Engmaschige Abstimmungen mit den SOVAR stellten sicher, dass das Projekt kontinuierlich in die richtige Richtung verlief.
- Fortlaufende Fortschritts- und Qualitätskontrollen: Um die Datenintegrität zu gewährleisten, wurde ein System zur Qualitätssicherung etabliert.
Die technische Umsetzung umfasste folgende Punkte:
- Bereitstellung eines temporären sFTP-Zugangs für die Datenübertragung
- Konvertierung der Dokumente vom TIFF-Format in PDF/A
- Import der konvertierten Dateien ins easy digitales Archiv
Erreichter Kundennutzen
Durch die Migration entfallen für die SOVAR der Aufwand für Wartung und Verwaltung des Archivs, wie etwa Monitoring und Backups. Die Mitarbeitenden profitieren von einer benutzerfreundlichen Lösung, die speditives und effizientes Arbeiten ermöglicht – ganz ohne umfangreiche Schulungen. Der jederzeitige Zugriff auf alle relevanten Daten sorgt für reibungslose Abläufe und optimiert die Arbeitsprozesse langfristig.
Vorteile der Migration:
• Kein Aufwand mehr für Archivpflege und -administration (z.B. Monitoring, Backups)
• Effizientes, unterbrechungsfreies Arbeiten
• Keine zusätzlichen Schulungen dank intuitiver Bedienung
• Ständiger Zugriff auf alle wichtigen Daten
• Dauerhafte Verbesserung der Arbeitsprozesse