IT-Pro­jek­te er­folg­reich be­auf­tra­gen: Die bes­ten Mo­del­le für Be­hör­den

Die Beschaffung von IT-Dienstleistungen stellt Behörden und behördennahe Organisationen vor komplexe Entscheidungen. Neben der Frage, ob IT-Leistungen intern erbracht oder extern eingekauft werden sollen, ist vor allem die Wahl der richtigen Beauftragungsart entscheidend.

Sie beeinflusst Kosten, Zeitrahmen und Qualität der Umsetzung. In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick über gängige Beauftragungsarten und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile.

Über­sicht der IT-Be­auf­tra­gungs­ar­ten

1. Nach Auf­wand: Ver­län­ger­te Werk­bank

Hierbei werden externe Fachkräfte zur Verstärkung interner Teams engagiert. Diese Form eignet sich besonders, wenn kurzfristig spezialisierte Expertise benötigt wird. Der Vorteil liegt in der schnellen Skalierbarkeit und der flexiblen Steuerung der Ressourcen durch den Auftraggeber. Allerdings kann diese Methode auf lange Sicht teurer sein, da sie keine festen Resultate garantiert, sondern lediglich nach geleisteten Arbeitsstunden abgerechnet wird.

• Verantwortung: Liegt primär beim Auftraggeber, der Aufgaben und Ziele vorgibt. Der externe Dienstleister stellt nur Personal zur Verfügung, übernimmt aber keine Gesamtverantwortung für das Ergebnis.
• Flexibilität: Hoch, da der Auftraggeber täglich Prioritäten anpassen kann. Änderungen können jederzeit in den Arbeitsprozess integriert werden.
• Einsatzbereiche: Spezifische Fachexpertise für zeitlich begrenzte Projekte, kurzfristige Engpässe in IT-Teams, situationsbedingter Kapazitätsaufbau.

2. Ma­na­ged Ca­pa­ci­ty: Ganze Teams

Hier wird ein komplettes Team von Fachkräften beauftragt, das eine definierte Kapazität bereitstellt. Diese Teams sind meist interdisziplinär aufgestellt und können effizient und unabhängig arbeiten. Dadurch entstehen weniger Abstimmungsaufwände für den Auftraggeber. Der Nachteil besteht darin, dass weiterhin eine gewisse interne Steuerung erforderlich ist, um sicherzustellen, dass das Team in die richtigen Aufgaben investiert.

• Verantwortung: Auftraggeber legt Ziele fest, das Team arbeitet weitgehend eigenständig. Der Dienstleister kann in einer erweiterten Rolle auch Beratung und Management übernehmen.
• Flexibilität: Mittel bis hoch, je nach vertraglicher Gestaltung. Die Teams können ihre Arbeit an wechselnde Anforderungen anpassen, jedoch sind Anpassungen an die Kapazität begrenzt.
• Einsatzbereiche: Projekte mit variablen Anforderungen, die mehrere Fachgebiete erfordern, längerfristige IT-Entwicklungen mit strategischer Bedeutung.

3. Werke agil

Bei der agilen Beauftragung wird ein IT-Produkt iterativ entwickelt. Die Anforderungen können sich im Projektverlauf weiterentwickeln. Dies ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit und minimiert das Risiko von Fehlentwicklungen. Agile Werke sind insbesondere in dynamischen Projekten sinnvoll, in denen kontinuierliches Feedback erforderlich ist. Herausforderungen bestehen in der oft schwer planbaren Budgetierung und in der erforderlichen engen Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister.

• Einsatzbereiche: Softwareentwicklung mit unklaren oder sich wandelnden Anforderungen, innovative IT-Projekte mit kurzen Entwicklungszyklen.
• Verantwortung: Auftraggeber definiert das Ziel, der Dienstleister steuert die Umsetzung. Verantwortung für das Endergebnis liegt jedoch oft nicht klar bei einer Partei.
• Flexibilität: Hoch, da Anpassungen kontinuierlich integriert werden können. Agile Verträge ermöglichen, dass Projekte jederzeit angepasst oder in neue Richtungen gelenkt werden können.

Wie wir agile Softwareentwicklung leben lesen Sie hier: Blogbreitrag „Die Vorteile von agiler Softwareentwicklung“

4. Werke klas­sisch

Hier wird ein klar definiertes Produkt oder eine Software entwickelt, das/die nach Fertigstellung abgenommen wird. Diese Methode eignet sich für Projekte, bei denen der Umfang und das Endziel von Anfang an feststehen. Der Vorteil ist die Planungssicherheit, der Nachteil ist die geringe Flexibilität bei nachträglichen Anpassungen.

• Einsatzbereiche: Projekte mit fest definierten Anforderungen und Ergebnissen, klare Produktentwicklungen mit wenigen unbekannten Variablen.
• Verantwortung: Dienstleister ist vollständig für das Ergebnis verantwortlich. Er trägt das Risiko, dass das Produkt alle Anforderungen erfüllt.
• Flexibilität: Gering, da Änderungen nach Vertragsabschluss schwierig sind. Nachträgliche Anpassungen erfordern oft Zusatzvereinbarungen.

5. Pro­duk­te kau­fen

Standardsoftware oder IT-Produkte werden direkt erworben, anstatt individuelle Lösungen entwickeln zu lassen. Der Vorteil besteht in der schnellen Verfügbarkeit und den oft geringeren Kosten. Allerdings kann es erforderlich sein, bestehende Prozesse an das Produkt anzupassen, was interne Veränderungen mit sich bringt.

• Verantwortung: Liegt beim Hersteller, nicht beim Auftraggeber. Updates und Support erfolgen durch den Anbieter.
• Flexibilität: Gering, da die Software an bestehende Prozesse angepasst werden muss. Unternehmen haben nur begrenzten Einfluss auf die Entwicklung neuer Funktionen.
• Einsatzbereiche: Standardanwendungen, die am Markt etabliert sind, betriebswirtschaftliche Softwarelösungen, ERP-Systeme.

6. Ma­na­ged Ser­vices oder „Pro­duct as a Ser­vice“

Hier werden IT-Dienstleistungen kontinuierlich als Service bezogen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass IT-Services dauerhaft verfügbar und gewartet sind. Managed Services eignen sich besonders für Organisationen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.

• Verantwortung: Dienstleister übernimmt Betrieb und Wartung. Er garantiert durch SLAs eine definierte Servicequalität.
• Flexibilität: Abhängig von den vertraglichen SLAs. Anpassungen sind möglich, aber nicht immer kurzfristig umsetzbar.
• Einsatzbereiche: IT-Betrieb, Wartung und Sicherheit, Cloud-Dienste, Infrastrukturauslagerung.

Fazit

Die Wahl der Beauftragungsart hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen, Zielen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Eine gründliche Analyse Ihrer Anforderungen, verbunden mit einem Verständnis der Stärken und Einschränkungen jeder Beauftragungsart, ist entscheidend für eine erfolgreiche IT-Dienstleistungsbeschaffung. Es ist auch ratsam, die Auswahl nicht isoliert zu betrachten, sondern sie im Kontext Ihrer gesamten IT-Strategie und Geschäftsziele zu sehen.

Hier nochmals eine Zusammenfassung welches Modell sich für wen eignen:

Managed Services / «Product as a Service»

Geeignet für: Unternehmen, die die Verantwortung für bestimmte IT-Dienste an einen externen Dienstleister auslagern möchten. Es bietet eine kontinuierliche Dienstleistung, die das Management und den Betrieb bestimmter IT-Funktionen umfasst.

Nach Aufwand / Verlängerte Werkbank

Geeignet für: Unternehmen, die spezialisierte externe Mitarbeiter für Projekte einsetzen möchten, um ihre internen Ressourcen zu ergänzen.

Managed Capacity / Ganze Teams

Geeignet für: Unternehmen, die eine bestimmte Kapazität an IT-Fachkräften benötigen, um ihre Anforderungen zu erfüllen.

Es bietet eine gute Mischung aus Kompetenzen und Erfahrungsniveaus und ermöglicht interessante Verrechnungsmodelle.

Werke agil

Geeignet für: Diese Option eignet sich für IT-Projekte, bei denen die Anforderungen und das Endprodukt nicht von Anfang an feststehen und sich während des Projektverlaufs weiterentwickeln können. Es ermöglicht eine flexible und adaptive Art der Projektbearbeitung und Vertragsgestaltung.

Werke klassisch

Geeignet für: Unternehmen, die eine klare und verbindliche Grundlage für die Entwicklung und Lieferung von IT-Projekten wünschen, bei denen das Ergebnis und die Qualität des fertigen Produkts im Vordergrund stehen.

Produkte kaufen

Geeignet für: Unternehmen, die eine sofortige Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit wünschen. Es ist unkomplizierter und schneller, da das Produkt bereits fertiggestellt ist und nur noch lizenziert werden muss.

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Frank Buchli

CBO

frank.buchli@loewenfels.ch Outlook Bookings LinkedIn

Frank Buchli ist CBO der Löwenfels Partner AG. Als Chief Business Officer ist er für das operative Geschäft der Löwenfels verantwortlich und leitet den Verkauf und das Marketing.

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