- 19. Mai 2023
Individualsoftware vs. Standardsoftware: Hilfestellung für die richtige Entscheidung
Woran denken Sie, wenn Sie «Produktivitäts-Killer» hören? Kaffeepausen? E-Mail-Benachrichtigungen? Alles möglich – aber es gibt in Unternehmen, Behörden und Verwaltungen einen noch grösseren Zeitfresser:
Wann dient Individualsoftware dem Unternehmen besser?
Für viele Betriebe sind nämlich Medienbrüche die grössten Stolpersteine: Also dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können. Oder: Wenn die eigenen Prozesse an die verfügbare Software angepasst werden müssen.
Solche Leerläufe erschweren, dass die Fachkräfte in einem Unternehmen sich voll dem widmen können, wozu sie angestellt sind: Ihre Expertise effizient einzusetzen.
Viele Unternehmen beauftragen deshalb Software-Entwicklungsfirmen, um ein eigenes, ganz individuelles Produkt für ihre Bedürfnisse entwickeln zu lassen: Sogenannte Individualsoftware.
In diesem Blogpost geben wir einen Überblick über die unterschiedlichen Software-Lösungen für Unternehmen, Behörden und Verwaltungen und beantworten die wichtigsten Fragen rund um individuelle Software.
Ebenfalls teilen wir gerne unsere Perspektive mit Ihnen, ob und ab wann sich Individualsoftware für Ihren Betrieb lohnen könnte.
Was ist Individualsoftware eigentlich?
Der Begriff Individualsoftware beschreibt Programme, die massgeschneidert auf einen spezifischen Anwendungsfall erstellt werden.
In der Regel wird Individualsoftware dabei ganz auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten. Sie unterstützt Behörden, Unternehmen, Betriebe oder Vereine bei der Vereinfachung und Automatisierung von regelmässigen, sich wiederholenden Prozessen.
Dies steht im Kontrast zu sogenannter Standardsoftware, die oft eine «One Size fits all»-Praxis verfolgt und für eine Vielzahl von diversen Anwendern passen muss.
Das Resultat einer speziell entwickelten Software können zum Beispiel Mobile Apps, spezielle e-Commerce-Lösungen wie Online-Marktplätze mit bestimmten Funktionen oder andere Web-Anwendungen sein.
Nach der Entwicklung wird die Software normalerweise in der Firma integriert. Dann steht sie den Mitarbeitenden zur Verfügung, um deren Arbeit zu vereinfachen, effizienter zu sein, oder auch ganze neue Geschäftsfelder zu ermöglichen.
Standardsoftware vs. Individualsoftware: Der Vergleich
Das klingt doch schonmal sinnvoll: Schliesslich bedeuten vereinfachte Prozesse mehr Produktivität für das Unternehmen und für die Mitarbeitenden weniger Leerläufe.
Solche Optimierungen lassen sich auch mit Software «ab der Stange», also etablierten Programmen und Apps erreichen.
Vielleicht nutzt Ihr Betrieb auch bereits solche Applikationen: Sei das für den automatisierten Versand von Newslettern, dem Planen von Tasks oder gar mit einem ECM – einem Enterprise Content Management, über das Daten verwaltet werden.
Aber warum kann ich nicht einfach bestehende Software dafür nutzen? Im Fachbereich unterscheidet man hierbei zwischen Standardsoftware und Individualsoftware.
Und zwischen diesen zwei Varianten gibt es natürlich noch die Variante, Standardsoftware zu individualisieren – ein Thema, auf das wir in einem anderen Beitrag detaillierter eingehen.
Standardsoftware bietet ein rasch einsetzbares Produkt mit klar definierten Funktionen. Die Finanzierung geschieht oft über Lizenzen, deren Kosten je nach Anzahl Nutzer skaliert werden. Gewisse Standardsoftware bieten sogar eine kostenlose Version an, wobei die Funktionalität dabei aber oft eingeschränkt ist.
Dies macht den Einsatz von standardisierten Lösungen planbar und sicher – wer mit seinem Unternehmen grosse Sprünge machen und dabei innovative Wege beschreiten will, wählt aber oft einen individuelleren Ansatz.
Denn ein Nachteil von Standardsoftware ist, dass die Konkurrenz jederzeit auf die gleichen Mittel und Anwendungen zurückgreifen kann. Und genau an dieser Stelle schwingen individuelle Softwarelösungen obenaus: Denn die individuellen Programme entsprechen dem Bedarf des Unternehmens und richten sich auch exakt nach der Branche, in der sie eingesetzt werden.
Ähnlich profitieren Behörden und Ämter von der Flexibilität von individueller Software. Hier sind die gesetzlichen Vorgaben – beispielsweise in Bezug auf kantonales Recht – oftmals einzigartig. Eine «Standardlösung» gibt es in diesem Fall nicht, da es diesen bestimmten Standard genau ein Mal gibt – nämlich im betreffenden Kanton. Genau solche Faktoren können beim Entwickeln von Individualsoftware mit einbezogen werden.
Logisch: Eine allgemeine Software wird immer hilfreicher sein, als alles manuell vorzunehmen – zum Beispiel in der Buchhaltung oder der Lagerbewirtschaftung. Aber mit individuellen Softwarelösungen wird es einem Betrieb möglich, sich gegenüber der Konkurrenz einen entscheidenden Vorsprung aufzubauen.
Wir haben für Sie eine Übersicht der Unterschiede erstellt:
Fünf Gründe, warum ein Unternehmen sich für Individualsoftware entscheidet
Es gibt fünf ganz konkrete Gründe, warum ein Unternehmensmanagement sich entscheidet, die Software für den Betrieb individuell entwickeln zu lassen, anstatt auf Standardsoftware zu setzen.
Dazu gehören:
- Für die speziellen Anforderungen des Betriebs gibt es keine passende Standardlösung
- Bestehende Software würde zu viele Kompromisse voraussetzen
- Man möchte sich auf dem Markt einen Wettbewerbsvorteil durch eine eigene, optimierte Softwarelösung verschaffen
- Das Unternehmen darf oder möchte sich nicht an einen bestimmten Softwareanbieter binden, z.B. wegen Entwicklung oder Lizenzgebühren
- Wenn die Kosten für Individualsoftware am Ende tiefer liegen als die Kosten für eine Standardsoftware und deren Implementation
Wann lohnt sich der Einsatz von Individualsoftware?
Für ein Unternehmen, das sich durch seine spezifischen Produkte oder Dienstleistungen hervorhebt, kann eine optimierte Softwarelösung einen grossen Unterschied machen. Nicht nur in der Produktivität, sondern auch in der Abgrenzung von der Konkurrenz.
Wir bei Löwenfels beispielsweise entwickeln massgeschneiderte Software für Anwendungsbereiche wie die AHV und die Abrechnung von Sozialversicherungen. Mit ihren massgeschneiderten Software-Lösungen können die Kassen garantieren, dass damit AHV-Beiträge, Leistungen wie Familienzulagen, EO- oder MSE-Entschädigungen korrekt abgerechnet werden und zuverlässig ankommen.
Insofern kann sich Individualsoftware auch für kleinere Unternehmen bereits bezahlt machen: Dann nämlich, wenn sie sich in ihrem spezifischen Feld mit der effizienten Bewirtschaftung von Daten und Statistiken einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.
Die oben genannten fünf Gründe, warum sich Unternehmen für Individualsoftware entscheiden, sind ein guter Anfangspunkt, um herauszufinden, ob das eigene Unternehmen in diese Kategorie gehört.
Was bedeutet es, Individualsoftware in meinem Betrieb einzusetzen?
Wenn Ihr Unternehmen sich dazu entscheidet, auf Individualsoftware statt auf Standardsoftware zu setzen, dann werden die Apps und Programme spezifisch auf den Betrieb, aber auch für die Industrie, in dem Sie sich bewegen, massgeschneidert.
Das bedeutet, dass keine überflüssigen Funktionen eingebaut werden, sondern die Software stattdessen alle erforderlichen Arbeitsabläufe und Business-Prozesse widerspiegelt. Die Idee ist, dass die Software perfekt für die Arbeitsweise und Abläufe im Unternehmen gebaut wird. Genau so, wie ein Schraubenzieher die ideale Form aufweist, um Schrauben zu drehen.
Sollte während der Nutzung der Software auffallen, dass neue oder veränderte Funktionen gewünscht sind, können diese durch die Entwickler nach Kundenwunsch einfach und schnell implementiert werden. Die meisten Softwarefirmen setzen hierbei auf agile Prozesse, mit denen die Software effizient und iterativ weiterentwickelt wird. Eine Individualsoftware wächst und ändert sich mit dem Betrieb und passt sich den Bedürfnissen ihrer Nutzerschaft an. Die Entwicklungsfirma kann dabei auch gleich beauftragt werden, die Wartung der Software zu übernehmen.
Wie einfach ist Individualsoftware zu nutzen?
Aus oben genannten Gründen wird beim Entwickeln einer individuellen Softwarelösung darauf geachtet, dass sie einfach zu bedienen ist. Dies erspart den Nutzern und neuen Mitarbeitenden zeitaufwändige Einführungen, wie sie bei anderen Software-Varianten notwendig sein können.
Wie bereits erwähnt, ist ja das Ziel von Individualsoftware, die Verwendung der Programme und Apps zu einem klaren Gewinn für das Unternehmen zu machen. Die Prozesse sollen keine Herausforderung sein, sondern zu einer deutlichen Vereinfachung im Geschäftsalltag führen.
Wie viel kostet die Entwicklung von Individualsoftware?
Standardlösungen in Software scheinen auf den ersten Blick meist die günstige Variante zu sein. Aber genauso einzigartig wie Software selbst, ist auch die Preisfrage.
Eines kann festgehalten werden: Auf Standardsoftware zu setzen, ist nicht zwingend günstiger als individuelle Softwarelösungen zu entwickeln. Es kommt immer auf den Einsatzzweck und die Bedürfnisse eines Betriebs an.
Bei der Kosten/Nutzen-Rechnung von Firmensoftware müssen also diverse Faktoren mit einbezogen werden. Dazu gehören die Fragen:
- Wie viel kostet der Einsatz von Standardsoftware inklusive Lizenzen?
- Wie teuer ist das Customizing von bestehenden Apps und Programmen?
- Wie effizient kann der Betrieb mit bestehenden Standardlösungen arbeiten?
- Wie viel Aufwand fallen für Schulungen und Unterhalt an?
- Wie viel ist es dem Betrieb wert, seine Software selbst zu besitzen?
Auch bei Standardsoftware gibt es grosse Unterschiede: Komplexe Systeme wie SAP sind nicht günstiger in Betrieb und Unterhalt als Individualsoftware. Auf der anderen Seite ist ein KMU im Dienstleistungsbereich mit ein paar Angestellten vielleicht mit einer Buchhaltungssoftware wie Klara und einem Office-Paket bereits voll ausgestattet. Hier wäre eine individuelle Entwicklung möglicherweise etwas ambitioniert.
Allerdings verändert sich die Kostenrechnung, sobald die Ansprüche und damit auch die Lösungen komplexer werden und zusätzlich «Customizing» benötigt wird. Damit bezeichnet man die Anpassung von Standard-Lösungen auf die genauen Anforderungen eines Betriebs mittels Plugins, Schnittstellen und anderen Software-Anpassungen. Grosse Systeme sind an sich schon nicht billig, aber je weiter man sich von den inkludierten Standardprozessen entfernt, desto aufwendiger – und damit kostspieliger – wird das Customizing.
In der Regel werden die Kosten für Customizings oft unterschätzt – und können höher ausfallen, als eine individuelle Softwarelösung gekostet hätte. Klar: Professionelle und qualitative Arbeit hat ihren Preis. Allerdings können die Kosten für die Entwicklung im Vergleich zu laufenden Lizenzkosten amortisiert werden.
Und nicht zuletzt sollte auch eine Berechnung des «TCO» – englisch «Total Cost of Ownership» – gemacht werden. Auf Deutsch: Die gesamten Betriebskosten einer Software-Lösung. Dazu gehören natürlich auch die jährlichen Lizenzkosten, die den Software-Anbietern geschuldet werden. Auch diese Kosten sind nicht in Stein gemeisselt: Was tun, wenn der Anbieter einer für den Betrieb essenziellen Software plötzlich die Preise erhöht? Hier greift der «Vendor Lock-In»-Effekt, dem der Nutzer einer Standardsoftware ausgeliefert sein kann. Alles Faktoren, die es bei einer umfassenden Berechnung zu berücksichtigen gilt.
Wie finde ich heraus, ob sich Individualsoftware für mein Unternehmen auch finanziell rentiert?
Die erste Frage, die Sie sich dazu stellen sollten, ist vermutlich: «Wie viel gebe ich für Software für mein Unternehmen aus?»
Wirtschaftet Ihr Betrieb bereits zufriedenstellend mit ein paar «Essentials» und eventuell noch einer oder zwei Online-Lizenzen für Webseiten-Plugins im insgesamt dreistelligen Franken-Bereich, dann können Sie vermutlich bestens mit Standardlösungen weiterfahren.
Drei Gründe, warum Ihr Unternehmen von Individualsoftware profitieren kann, sind:
- A) Wenn Sie sich damit von der Konkurrenz abheben und so für sich und Ihre Kunden einen Mehrwert schaffen können. Oder
- B) Wenn Sie damit Medienbrüche vermeiden und so Prozesse in ihrer Effizienz steigern können.
- C) Wenn der Aufwand für die Anpassung der Standardsoftware auf Ihre individuellen Bedürfnisse sehr hoch ist.
Berechnen Sie bei Ihrer Kalkulation immer mit ein, was Ihre Mitarbeitenden leisten könnten, wenn sie sich nicht mit suboptimalen Programmen und frustrierenden User Interfaces (UI) abmühen müssten. Nehmen Sie die Lizenzkosten der Software hinzu und kalkulieren Sie auch die Kosten für Schulungen und Unterhalt mit ein.
Wenn eine individuelle Software-Lösung ideal in den Betrieb passt, das Team bei Höchstleistungen unterstützt und euch so Mehrwerte bietet, dann kann sich Individualsoftware bereits für kleinere Unternehmen rentieren.
Individuelle Software bringt viele Betriebe geschäftlich voran, indem es die Basis für optimierte Prozesse und mehr Komfort für die Mitarbeitenden bietet – und damit für ein nachhaltiges Wachstum des Unternehmens.
Benötigt mein Betrieb Individualsoftware?
Grundsätzlich können alle Betriebe, also KMU aber auch Behörden, von Individualsoftware profitieren – es ist die optimale Lösung. Dabei stellt sich aber oft die Frage, ob nicht schon bestehende Software «von der Stange» Ihnen erlaubt, Ihre Geschäfte schnell, effizient und sicher abzuwickeln.
Ein kleiner Online-Shop für Mode, Accessoires oder Gadgets beispielsweise kann mit einer Shop-Lösung wie Woocommerce, verbunden mit einer Buchhaltungssoftware wie Klara schon sehr effizient operieren, ohne grosse Investitionen zu tätigen. Bei dieser Option ist es übrigens auch möglich, Standardsoftware modular zu individualisieren.
Mehr Klarheit, wo Ihr Betrieb in Bezug auf individuelle Softwarelösungen besser beraten ist, geben Ihnen die Punkte «Fünf Gründe, warum ein Unternehmen sich für Individualsoftware entscheidet» und «Wie finde ich heraus, ob sich Individualsoftware für mein Unternehmen auch finanziell rentiert?» in diesem Blogpost.
Die Vorteile von Individualsoftware auf einen Blick
Wer sich für individuelle Softwarelösungen entscheidet, kann sich einen klaren Vorteil im täglichen Wettbewerb verschaffen. Das Stichwort ist Digitalisierung und damit der Anspruch, sicher und unabhängig von einem bestimmten Standort arbeiten zu können.
Individualsoftware hebt sich von Standardsoftware in folgenden Punkten ab:
Entwicklung:
- Der Kunde hat kompletten Einfluss auf das Produkt, das entwickelt wird
- Er bestimmt wann, was und wie viel an der Software entwickelt wird
Kosten und Support:
- Support und Weiterentwicklung können nicht plötzlich abgebrochen werden
- Lizenzkosten entfallen, die Schulungskosten sind minimal
- Weiterentwicklungen und Fehlerbehebungen können rasch umgesetzt werden
- Die Kommunikationswege sind kurz, der Support individuell
Benefits:
- Das Produkt erfüllt genau die Anforderungen des Auftraggebers
- Der Kunde wählt, was er mit der Software automatisieren und was er lieber weiterhin manuell durchführen möchte
- Automatisierung bedeutet eine grosse Zeitersparnis
- Als Auftraggeber sind Sie auch Besitzer aller Nutzungsrechte der Software
- Sie können Ihre Anwendungen auch von anderen Entwicklern weiterentwickeln lassen
- In unserem Fall: Sie erhalten ein Produkt mit dem Label «Swiss Software: Built to Last», entwickelt von einem Schweizer Betrieb mit erwiesenem Know-How – spezifisch im Bereich von Software für Behörden.
Individualsoftware lässt sich weiterentwickeln
Bei den oben genannten Vorteilen haben wir die Tür zum Punkt «Entwicklung» aufgestossen. Lassen Sie uns kurz vertieft darauf eingehen.
In der Entwicklungsphase werden die Entwickler der Software eng mit Ihnen, dem Auftraggeber, zusammenarbeiten und genau definieren, welchen Funktionsumfang das fertige Softwareprodukt haben soll. Der Ablauf des Projekts erfolgt dabei nach agilen Prinzipien der Entwicklung mit sogenannten Sprints.
Nun haben Sie Ihre Individualsoftware umgesetzt und erfolgreich im Betrieb implementiert. Wie jedes Unternehmen sind Sie dynamisch und agil unterwegs, um auf die Anforderungen Ihrer Kunden einzugehen. Dann merken Sie, dass Sie gerne gewisse Zusatz-Funktionen hätten.
Kein Thema: Sollten die aktuellen Funktionen nicht mehr ausreichend sein oder eine Überarbeitung benötigen, ist eine Anpassung in der Regel problemlos möglich.
Denn durch den Kauf der Software übergibt der Programmierer dem Kunden auch das Recht zur Erweiterung und Veränderung des Codes.
Das definiert die Individualsoftware ja schliesslich als eine individualisierbare Anwendung. Und dies macht es möglich, auf jede aktuelle Situation im Unternehmen zu reagieren und die Software entsprechend zu erweitern.
Software mieten oder kaufen: Das Thema Besitzrechte
Der Trend zu Software as a Service (SaaS), also dem «Mieten» von Software, die auf Servern des Anbieters liegt, hält in der Branche der Standardsoftware an.
Vorteile eines solchen Modells sind die rasche Einsatzfähigkeit der Applikationen und ein reduzierter Hosting-Aufwand. SaaS-Lösungen haben allerdings einen eindeutigen Nachteil: die Datenhoheit. Hier besteht eine hohe Abhängigkeit vom Dienstleister.
Bei proprietärer Standardsoftware behält der Hersteller (SAP, Microsoft, etc.) alle Rechte über die Software und vergibt Lizenzen, mit denen die Applikationen genutzt werden dürfen. Bei standardisierten Lösungen sind die Nutzer nicht Besitzer, sondern Mieter der Software.
Darum muss bereits bei Projektbeginn eine klare vertragliche Regelung zur Datenübernahme und -rückgabe getroffen werden. Und während der Nutzung liegen Themen wie Datensicherheit und Datenschutz weiterhin beim Softwareanbieter.
Im Gegensatz dazu ist der Programmcode einer Individualsoftware Eigentum des Auftraggebers, also des Kunden – Ihnen. Eine Individuallösung gibt Ihnen weiter die volle Kontrolle über Ihre Daten und die Ihrer Kunden. So kann Ihnen niemand die Nutzung Ihrer Software untersagen oder den Support oder Zugang plötzlich einstellen.
Und je nach Anbieter ist auch ein Hybrid-Szenario denkbar. In diesem Falle gehören Daten und Software dem Auftraggeber (also Ihnen) und werden vom Software-Entwickler gleich auf den Servern Ihres Unternehmens betrieben. So sind technischer Support, Wartung, Updates und Sicherheit durch die Entwickler gewährleistet, während Sie als Auftraggeber trotzdem die volle Kontrolle behalten.
Und welchen Nutzen hat Individualsoftware für meine Kunden?
Denken wir auch mal aus Perspektive Ihrer Kunden: Für sie ist wichtig, dass ihre Daten vertraulich und exakt bearbeitet werden. Ebenfalls möchten Ihre Kunden von Ihnen schnell und umfangreich betreut werden.
Das kann bereits den Ausschlag für eine individuelle Softwarelösung geben. Von unserem «Deep Dive» in Enterprise Content Management (ECM) wissen wir ja, dass die Support-Fähigkeiten eines Betriebs massiv zunehmen, wenn Mitarbeitende schnell und strukturiert auf Daten der Kunden zugreifen können.
Zusammenfassend kann gesagt werden: Weil individuelle Software exakt an die Prozesse der Mitarbeiter und die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird, profitieren oft beide Seiten vom Einsatz von Individualsoftware.
Zusammenfassung: Standard- oder Individualsoftware? Diese Fragen sollten Sie sich stellen
Soll Ihr Betrieb bei Standardsoftware bleiben? Oder würde Individualsoftware komplett neue Türen öffnen? Sie können diese beiden Faktoren abwägen, wenn Sie weiter oben die fünf Gründe lesen, wieso sich Unternehmen für Individualsoftware entscheiden.
Standardlösungen, die günstig und schnell verfügbar sind, können für Ihren Betrieb bereits ausreichen. Betreiben Sie aber auch hier Recherche und verschaffen Sie sich einen Marktüberblick. Beispielsweise bei eCommerce-Lösungen wie Shopify, WooCommerce, Magento und Co. Falls Sie dazu noch ein paar «Nice to have»-Anforderungen haben, können Sie eventuell mit Plugins arbeiten, ohne einen grossen Aufwand zu betreiben.
Sobald Ihr Unternehmen aber mehrere Mitarbeitende zählt, das Thema «Kosten für Software» ein eigener Budgetposten ist und Sie sich von der Konkurrenz abheben möchten, könnte Individualsoftware der Weg zu mehr Erfolg sein.
Gibt es eine dritte Lösung zwischen Standard- und Individual-Software?
Genauso, wie wichtige Entscheidungen oft nicht schwarz/weiss sind, gibt es auch im Falle von Software eine Lösung dazwischen. Bei einer Hybrid-Softwarelösung wird vorhandene Standardsoftware exakt an die Bedürfnisse der Kundschaft angepasst. Für gewisse Betriebe stellt sich dies als die ideale Lösung heraus. Mit dem Verlagshaus «CH Media» dürfen wir eine starke Schweizer Marke auf diesem Weg betreuen und dabei unsere jahrelange Expertise in diesem Feld einfliessen lassen.
Fazit
Die Entwicklung eigener Software macht Sinn für Unternehmen, die aufgrund ihrer individuellen Struktur nicht auf normierte Standardlösungen setzen wollen oder können.
Der Entwicklungsaufwand wird dabei oft von den wegfallenden Software-Lizenzgebühren aufgewogen.
Individualsoftware bietet Möglichkeiten, die Standardsoftware nicht bieten kann, und erhöht somit die Produktivität und Effizienz von Prozessen und Abläufen – das bedeutet zufriedene Mitarbeitende und glückliche Kunden. Auch eine hybride Lösung ist möglich, wobei Standardsoftware im Baukasten-Prinzip an die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird. Deshalb kann es für Betriebe wertvoll sein, sich von einem spezialisierten Unternehmen beim Finden der passenden Software-Lösung beraten zu lassen.
Wünschen Sie sich Unterstützung bei der Entscheidung?
Gemeinsam werden wir eine optimale Entscheidungsgrundlage erarbeiten. Von zentraler Bedeutung ist, dass nicht nur das akute Problem analysiert und gelöst wird, sondern das Gesamtbild muss durchleuchtet werden, um ein ganzheitliches Optimierungspotenzial zu schaffen. Denn was man in jedem Fall erreichen möchte, ist:
- mehr Effizienz zu erlangen
- Durchgängigkeit sicherzustellen
- Wettbewerbsvorteile gegenüber den Mitbewerbern zu erzielen
- nachhaltige sowie optimale Investitionsplanung sicherstellen
- Swiss Made Software einsetzen
Im ersten Moment klingt die ganzheitliche Auseinandersetzung sehr aufwändig. Dieser Einsatz lohnt sich und zahlt sich jedoch aus. Gerne unterstützen wir Sie dabei.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.