Di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung, ​​­Cold Sto­ra­ge und KI: das Ar­chiv der Zu­kunft

Wie sicher ist unser digitales Archiv? Speichern wir unsere Daten in der Cloud oder On-premise? Halten wir bei der Datenarchivierung die gängigen Compliance-Vorschriften ein? Für Behörden und andere Player im öffentlichen Sektor waren dies bis anhin die wichtigsten Fragen, wenn es um die digitale Archivierung ihrer Daten ging.

Das Langzeitarchiv oder die Cold Storage war dabei eher ein rechtliches Muss, das im Behördenalltag wenig Mehrwert bringt. Mit dem Erscheinen von generativer KI auf der IT-Bühne hat sich das geändert. Wie können wir unsere kalten Daten für KI nutzbar machen? Was bringt uns das genau? Und wie gehen wir dabei richtig vor? Das sind die Fragen, die sich Behörden im Zusammenhang mit Cold Storage und digitaler Archivierung neu stellen müssen. 

Di­gi­ta­le Ar­chi­vie­rung, Lang­zeit­a­r­chi­vie­rung und Cold Sto­ra­ge

Im IT-Bereich bezeichnet ​​Cold Storage das Aufbewahren von Daten, auf die nur noch selten zugegriffen wird. Diese kalten Daten sind meist im Rahmen der Langzeitarchivierung über einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert. Im Unterschied zu den aktiven «heissen» Daten wie geschäftsrelevanten E-Mails oder Verträgen liegen kalte Daten auf langlebigen Speichermedien. Diese stellen sicher, dass die Akten und Dokumente auch in 20 oder 30 Jahren noch einsehbar sind. Bis anhin lag der Fokus bei der elektronischen Archivierung von kalten Daten auf der nachhaltigen Sicherheit und der Compliance.

Jenseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gab es keinen guten Business Case für die Cold Storage. Dies ändert sich mit den neuen Möglichkeiten der generativen KI massiv: Im ​​Archiv der Zukunft sind kalte Daten wieder heiss.  

«Wie viel In­tel­li­genz liegt in mei­nem Ar­chiv?»

Von der automatischen Triage über intelligente Datenanalyse bis zu KI-gestützen Informationen: Auch der öffentliche Sektor erhält mit dem Einsatz generativer KI ​​viele Vorteile. Damit sie diese voll ausschöpfen können, brauchen sie aber eine solide Datengrundlage. Generative KI wie Bard, ChatGPT und Microsoft Copilot arbeiten mit ​​Large Language Models (LLMs).

Im Prinzip generieren diese grossen Sprachmodelle Sätze, indem der Algorithmus entsprechend seiner bisherigen Erfahrungen die wahrscheinlichste Wortfolge für einen bestimmten Kontext vorhersagt. Damit das gelingt, braucht es eine sehr grosse Menge an Daten: Je mehr und je spezifischere Trainingsdaten der Algorithmus zur Verfügung hat, desto präziser und plausibler wird seine Vorhersage.

Hier kommt das Langzeitarchiv ins Spiel: «Die aktiven Daten sind meistens die erste Wahl für das Trainieren einer eigenen KI für eine Behörde», so ​​Peter Burri. «Das Langzeitarchiv oder die Cold Storage bieten allerdings nicht zu unterschätzende Vorteile.» 

Wel­chen Mehr­wert bie­tet ein di­gi­ta­les Lang­zeit­a­r­chiv

Ein digitales Langzeitarchiv ist das perfekte Fundament für den Einsatz von generativer KI in einer Behörde.  

• Grosses Datenvolumen 
  Da die Cold Storage meist mehrere Jahrzehnte umfasst, bietet sie ein grosses Datenvolumen – und damit auch viel Trainingsmaterial. 
  
• Metadaten 
  Ein professionell digitalisiertes Archiv arbeitet mit mehr oder weniger ausführlichen Metadaten, die für das Training einer KI besonders wertvoll sind.  
  
• Domänenspezifisch 
  Die Daten im eigenen digitalen Archiv sind spezialisiert auf Ihre Domäne und geben dem Algorithmus eine einmalige und präzise Trainingsbasis. 
  
• Sicher und compliant 
  Im Langzeitarchiv stehen Datensicherheit und revisionssicheres Archivieren an erster Stelle und sind demnach schon gegeben.  

Elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung lohnt sich

Was bedeutet das nun konkret für Behörden wie zum Beispiel eine Sozialversicherung? «Öffentliche Institutionen müssen ihr Langzeitarchiv neu denken», erklärt Peter Burri, Account Manager. «Kalte Daten haben Ihren Dienst getan. Was können wir aus Ihnen lernen? Wie viel Intelligenz liegt in meinem Archiv?» Konkret bedeutet das zum Beispiel, die bestehende Storage-Infrastruktur unter die Lupe zu nehmen – und allenfalls anzupassen.

Und was, wenn das Langzeitarchiv noch gar nicht digitalisiert ist? Dann wird es Zeit – denn ​​viele Gründe sprechen für digitales Archivieren. «Zusammen mit unserem Partner easy Software helfen wir Behörden in der Schweiz, ihre Archive zu digitalisieren», so Peter Burri. «Von der Archivsoftware bis zur Dateninfrastruktur: zusammen finden wir die passende Lösung für ein digitales Archiv mit echtem Mehrwert – und klären, wie viel Intelligenz wirklich in Ihren Daten steckt.» Eines ist klar: KI ist gekommen, um zu bleiben – und wird auch den öffentlichen Sektor revolutionieren. Gleichzeitig stellt der Einsatz von KI für Verwaltungen und Behörden sehr hohe Ansprüche an die Sicherheit und den Datenschutz. Hier gibt es einerseits KI-Regulierungen, also Gesetze und Regeln, an die sich Behörden verbindlich zu halten haben.

Elek­tro­ni­sche Ar­chi­vie­rung lohnt sich

Etwas weiter gefasst ist die KI-Governance: Sie umfasst nicht nur juristische, sondern auch ethische Grundsätze in der Verwendung von KI. Ein Beispiel dafür sind die «Leitlinien Künstliche Intelligenz» der Schweizerischen Eidgenossenschat. Um diese umzusetzen, bieten sich im Verwaltungsbereich unabhängig entwickelte und intern trainierte KI-Lösungen an.

Peter Burri

Account Manager

peter.burri@loewenfels.ch Outlook Bookings LinkedIn

Peter Burri ist Account Manager bei Löwenfels Partner AG. Seine Expertise umfasst massgeschneiderte Softwarelösungen, Cloud-Infrastrukturen sowie die Digitalisierung von Unternehmen und Behörden.

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